Besoin d’un outil pour vous aider à mieux optimiser la gestion de vos projets ? Découvrez ma sélection des 5 meilleurs sites et logiciels de gestion de projet. Des outils totalement gratuits (même si certaines fonctionnalités sont à débloquer en payant, certains projets étant freemium). De quoi aider votre entreprise à s’y retrouver et à mieux s’organiser, que vous soyez sur site ou même en télétravail.
Un outil de gestion de projet, kesako ?
Un outil de gestion de projet est un logiciel, une application qui permette d’aider les individus, les équipes et les entreprises à :
- Planifier et organiser le programme de la semaine, du mois ;
- Dispatcher les projets en fonction des collaborateurs ;
- Assurer un suivi en temps réel de l’état d’avancement du projet.
Dans la grande majorité des cas, les outils de gestion de projet permettent d’attribuer les tâches à réaliser, de gérer la question des délais et in fine, de permettre aux équipes en charge de gagner en efficacité puisque beaucoup mieux organisée.
Dans la suite de cet article, je vous propose de découvrir le top 5 des outils gratuits de gestion de projets. De quoi aider startups, freelances, TPE et PME à mieux se préparer pour les grandes échéances à venir, sans pour autant se ruiner.
5 des meilleurs outils gratuits de gestion de projet
1. Trello
Commençons notre top 5 des meilleurs outils gratuits de gestion de projet, par Trello. Trello est un outil très populaire qui repose sur un concept très simple et bien connu de tout le monde : le tableau kanban.
Il est possible d’y créer des tâches et de les assigner par section. Un tableau auquel toute votre équipe a accès, en temps réel. Vous pouvez ajouter un code couleur, des checklists et bien d’autres choses encore.
Trello est un outil de gestion de projet fonctionnant sur le modèle du freemium. En version gratuite, l’outil reste limité (mais dispose toutefois de pas mal de fonctionnalités hyper intéressantes). En passant à la formule payante, vous débloquez absolument toutes les fonctionnalités :
- Champs personnalisés, checklist avancées, contrôle d’administration ;
- Espace de stockage illimité ;
- Automatisation renforcée ;
- Export de la data ;
- Priorité de support.
Un abonnement proposé à $10/mois et par utilisateur.
| Avantages de Trello pour l'utilisateur | Inconvénients de Trello pour l’utilisateur |
|---|---|
| Trello a une interface simple et très intuitive. Il ne faut pas beaucoup de temps pour comprendre comment l’outil fonctionne. | La version gratuite de Trello est complète. Du moins pour les indépendants et les TPE. Pour les PME en croissance ou les grandes entreprises, il peut être préférable de passer à la formule payante, plus complète. |
| Trello s'intègre à un large éventail d'autres outils et applications, ce qui facilite son intégration dans le flux de travail existant d'un utilisateur. | L’outil est relativement cher. À $10/mois/utilisateur, vous pouvez vous retrouver avec une facture mensuelle relativement importante. |
| Trello permet d’ajouter des liens, des pièces jointes dans ses cartes créées. Vous pouvez ajouter un code couleur, des étiquettes et assignez ces cartes à une personne précise. | Pour débloquer le stockage illimité, il faut passer en formule payante. Cela peut être un problème pour les petites entreprises qui utilisent quotidienne l’outil et qui se retrouvent bloqué face au manque de ressources. |
| Trello permet aux équipes de collaborer sur des projets en temps réel, améliorant ainsi la communication et le travail d'équipe. | La version gratuite de Trello offre des fonctionnalités limitées en matière de rapports et d'analyses. Les utilisateurs devront peut-être passer à une version payante pour bénéficier de fonctionnalités d'analyse et de rapports plus avancées. |
In fine, Trello est l’un des meilleurs outils de gestion de projet gratuit actuellement en place sur le marché. Si la version payante est un peu onéreuse, vous devrez trouver tout ce dont vous avez besoin dans la version gratuite.
2. Notion
Plus qu’un logiciel de gestion de projet gratuit, Notion est avant tout un espace de travail tout-en-un. Via cet outil, vous pouvez combiner :
- Notes ;
- La création d’une page par projet ;
- Création d’une base de données pour sa documentation ;
- Tâches réalisées, à venir ou en cours ;
- Base de données ;
- État d’avancement de chaque projet, par collaborateur.
L’un des gros avantages de Notion est que l’outil combine toutes ces fonctionnalités sur une seule et même plateforme, ce qui permet de centraliser une information qui est également accessible à tout le monde. Parfait pour la collaboration entre vos équipes, la gestion de projets et des connaissances et donc, le stockage de vos documents.
Problème, là encore, ce logiciel de gestion de projet fonctionne sur le modèle freemium et la version payante n’est pas donnée à tout le monde. Pour débloquer l’ensemble des fonctionnalités de l’outil, il faut dépenser entre 8 et 15 dollars par mois et par utilisateur, selon le plan sélectionné.
| Avantages de Notion pour l'utilisateur | Inconvénients de Notion pour l'utilisateur |
|---|---|
| Notion a pour objectif de vous permettre de naviguer sur une seule plateforme. Depuis l’outil, vous pouvez créer vos projets, les assigner, les partager, les mettre à jour et enregistrer vos liens et documents. | Pour être très honnête, Notion est un outil exceptionnel à côté duquel j’ai failli passer. La raison ? La courbe d’apprentissage. Mais une fois l’outil maîtrisé, il est possible de réaliser de très nombreuses choses. Les possibilités en matière de gestion de projet sont infinies. |
| L’un des gros avantages de Notion et l’une des raisons qui ont participé à sa grande hype, c’est son hyper-personnalisation. Vous pouvez créer des modèles qui vous correspondent à vous, votre marque et vos équipes, qui répondent à vos propres besoins. | La version gratuite est assez basique. Si vous êtes une grosse équipe ou que vous avez besoin d’un nombre incalculable de fonctionnalités pour travailler dans les meilleures conditions, alors la version payante est faite pour vous. |
| L’édition en temps réel est une vraie valeur ajoutée. Vous pouvez collaborer en quelques clics, laisser des commentaires, partager et voir les avancées à la seconde près. | Le support client Notion n’est peut-être pas le plus performant du marché. Pour trouver une réponse à vos question, privilégiez l’utilisation de leur FAQ ou les nombreuses vidéos tutoriels qui se trouvent sur YouTube. |
| Tout comme Trello, Notion s'intègre à une série d'autres outils et applications, ce qui facilite son intégration dans le flux de travail existant d'un utilisateur. |
Notion a été durant un moment, un logiciel perçu comme “révolutionnaire”. Si la hype est quelque peu retombée, l’outil reste très puissant et surtout, très complet, avec une approche novatrice. Un peu cher en version payante, Notion mérite que vous vous y intéressiez, même si, attention, il peut être assez complexe à maîtriser.
3. Asana
Outil gratuit de gestion de projet, Asana est quelque peu similaire à Trello, même si le principe du tableau Kanban a été mis de côté. Ici, vous pouvez organiser vos tâches dans des sections dédiées, en temps réel.
Chaque tâche peut ensuite avoir sa propre description, être assignée à une personne, avoir un code couleur et une date limite de réalisation. Lorsque celle-ci est terminée, il suffit de cliquer sur “Tâche terminée” et celle-ci disparaît automatiquement (même si vous pouvez la retrouver en quelques clics).
Dernier gros avantages, Asana n’a absolument rien de compliqué. C’est un outil vraiment simple à comprendre qui en version payante coûte entre $10.99/utilisateur/mois (abonnement annuel), contre $13.49/utilisateur/mois (abonnement mensuel).
| Avantages d’Asana pour l'utilisateur | Inconvénients d’Asana pour l’utilisateur |
|---|---|
| L’interface Asana est plutôt chouette. Il est possible de créer son propre profil avec pas mal d’informations, d’ajouter sa photo etc… Rien de surprenant, mais c’est toujours plus agréable de travailler sur un outil de gestion de projet gratuit personnalisé. | La version gratuite d’Asana, bien qu’utile et plutôt complète, peut vite vous sembler limitée. La version free n’est pas vraiment faîte pour les équipes de 50 personnes. |
| Asana comprend une série de fonctionnalités de collaboration, telles que la possibilité d'attribuer des tâches, de les commenter et de recevoir des notifications, ce qui facilite la collaboration des équipes sur les projets. | Je n’ai pas vraiment eu du mal à comprendre comment Asana fonctionne. Du moins, en surface, pour une utilisation “basique”. Pour une utilisation plus poussée, la courbe d’apprentissage est un peu plus pentue. Il peut être nécessaire de prendre quelques heures / jours pour comprendre l’ensemble du périmètre fonctionnel de l’outil. |
| L’un des principaux enjeux aujourd’hui pour les marques, c’est bien la question de l’intégration. Asana s’intègre à Google Drive, OneDrive, Dropbox, Slack, Teams etc... De quoi créer un bel écosystème. | La version payant est un peu onéreuse. À près de 15 euros par utilisateur et par mois pour un abonnement mensuel, il vaut mieux en avoir une véritable utilité. |
| Asana offre des fonctionnalités avancées de reporting et d'analyse, ce qui permet aux utilisateurs de suivre facilement les progrès réalisés et d'identifier les points à améliorer. |
Asana est un super outil de gestion de projet. C’est l’un de ceux que j’utilise le plus (vraiment à titre personnel). Je vous recommande vivement de le tester, notamment, car il fait partie de ceux qui sont les plus simples à comprendre et les plus rapides à prendre en main.
4. Airtable
Airtable, c’est l’effet “Waouh” garanti. Pour être très honnête, c’est peut-être mon outil de gestion de projet gratuit préféré de cette liste.
Basé sur le cloud, permettant la gestion et la modification en temps réel auprès de ses équipes, Airtable peut sembler un peu confus, mais permet de créer ses projets, de les dispatcher par catégories, d’ajouter un ensemble de données :
- Deadline ;
- Gestionnaire de projet ;
- Données SEO ;
- Liens et documentation ;
- Code couleur.
L’outil va même plus loin puisque vous pouvez créer un calendrier de publication et même le lier à vos réseaux sociaux pour automatiser le partage etc…
Un outil flexible, visuel et complet. En bref, tout ce que vous pouvez rechercher. Seul petit point noir (et non des moindres), la courbe d’apprentissage qui est plutôt abrupte. En effet, cela peut prendre un peu de temps pour maîtriser l’outil, mais une fois que cela est fait, vous devriez vous amuser.
Deux plans premium existent, permettant de débloquer de nouvelles fonctionnalités, à :
- $10/utilisateur/mois (plan Plus) ;
- $20/utilisateur/mois (plan Pro).
| Avantages de Airtable pour l'utilisateur | Inconvénients de Airtable pour l’utilisateur |
|---|---|
| Airtable est un outil ergonomique, coloré qui assure un effet “Waouh” s’il est bien utilisé. De quoi s’y retrouver plus facilement dans la gestion de ses nombreux projets. | Airtable peut, de prime abord, être un peu complexe à utiliser. Voire surprendre, notamment si vous avez beaucoup de lignes et de couleurs. Mais à termes, cet outil vous facilitera grandement la vie. Il faut juste un peu de temps. |
| L’outil est adapté aussi bien aux TPE qu’aux PME et aux grands compte. Que les équipes soient petites ou plus grande, il est très simple de s’y retrouver (lorsque le projet est bien mené et que les contours sont dessinés). | Le plan pro est un peu onéreux si on compare ce que la concurrence propose. Il faut vraiment en avoir besoin pour se lancer. |
| Le périmètre fonctionnel d’Airtable est impressionnant, même en version gratuite : gestion de projet, calendrier éditorial, gestion des profils, liens avec les réseaux sociaux etc… | |
| Comme la concurrence, Airtable peut compter sur de nombreuses intégrations, que ce soit à la suite Microsoft ou à votre CMS. De quoi rendre la vie beaucoup plus simple à l’ensemble de vos équipes. |
Airtable est l’un de ces outils de gestion de projet que je ne quitterais pour rien au monde. Efficace, épuré, agréable et surtout doté d’une richesse fonctionnelle, il fait partie, selon moi, des outils qu’il convient d’avoir à disposition.
5. Clickup
ClickUp est un outil de collaboration et de gestion de projet gratuit. Pour être très honnête, c’est l’un de ceux que je connais le moins. Mais étant très utilisé, je souhaitais vous le présenter.
Comme Airtable, ClickUp est basé dans le cloud. Il permet aux équipes de s’organiser, de suivre et de gérer les projets en cours ou à venir. De nombreuses fonctionnalités sont proposées :
- Attribution des tâches ;
- Suivi de l’avancement des tâches ;
- Gestion des deadlines mais également d’éventuels délais supplémentaires ;
- Possibilité de collaborer en équipe.
Pour débloquer l’ensemble des fonctionnalités, 3 plans sont proposés :
- Le plan Unlimited, à $5/utilisateur/mois ;
- Le plan Business, à $12/utilisateur/mois ;
- Le plan Business Plus à $19/utilisateur/mois.
| Avantages de ClickUp pour l'utilisateur | Inconvénients de ClickUp pour l’utilisateur |
|---|---|
| ClickUp est un outil gratuit de gestion de projet assez complet, qui centralise de nombreux usages et fonctionnalités. | L’outil est surtout connu aux USA et en Angleterre. Ce n’est peut-être pas le logiciel le plus utilisé en France, ce qui n’est, en soi, pas un inconvénient (même si ça mérite d’être souligné). |
| L’interface est plutôt agréable à utiliser. L’inscription est rapide, que vous soyez seul, à deux ou à trente. | La version Business Plus est vraiment onéreuse, à $19/utilisateur/mois. |
| ClickUp s’intègre à de nombreux outils et à votre CMS, ce qui permet de faire le pont entre sa plateforme interne et le logiciel. | L’outil m’a paru être un peu compliqué à comprendre. Je n’ai pas poussé son utilisation et la compréhension qui va avec mais le peu qui a été fait m’a semblé un peu complexe. |
| Le plan Unlimited est vraiment très abordable contrairement à la concurrence, dont les tarifs commencent généralement à $10/utilisateur/mois. |
Outil de gestion de projet très complet, aux multiples plans, qui pourrait vous permettre de vraiment mieux vous organiser. Pourrait, car je l’ai rapidement testé dans le cadre de la rédaction de ce contenu. Un peu complexe à comprendre, j’ai assez vite lâché l’affaire, persuadé que d’autres solutions plus simples existent. Pour autant, je vous invite vraiment à le découvrir, peut-être aura-t-il plus de succès auprès de vous.
Les 3 points à garder à l’esprit concernant les outils de gestion de projet :
– Les outils gratuits de gestion de projet permettent de beaucoup mieux s’organiser. Ils répondent à une vraie problématique, notamment au sein des équipes qui ont un peu de mal à s’y retrouver dans leurs opérations quotidiennes.
– Dispatch, deadlines, code couleur, calendrier éditorial, liens et centralisation des documents : bon nombre d’outils gratuits de gestion de projet proposent des fonctionnalités assez poussées ! De quoi avancer sereinement dans ses tâches.
– 99% des outils gratuits de gestion de projet fonctionnent selon le modèle freemium. Pour débloquer l’ensemble des fonctionnalités, une seule solution : l’abonnement (parfois un peu onéreux).
